Gestion d'événements corporatifs
Un événement est une action de communication au sein d’une entreprise, avec des besoins précis auxquels répondre. C’est pourquoi il doit être construit dès le départ selon ses objectifs à atteindre, afin de mieux orienter sa réalisation.
Nombreux sont les événements possibles dans votre entreprise, parfois modestes, parfois de plus grande envergure. Dans tous les cas, je m'intègre à votre équipe pour faire de vos événements une réussite. Je vous libère des tâches de gestion et du stress qui en découle. Chacun son métier!
Voici quelques exemples d'événements :
Colloque/congrès
Gala reconnaissance
Soirée-bénéfice
Anniversaire d’entreprise
Départ à la retraite
Célébration des années de service
Salon d’exposition
Journée de formations/conférences
Activité de mobilisation
Tournoi de golf
Et plus...
Chaque projet est unique et nécessite un traitement sur mesure. C'est pourquoi je présente mes services en 3 options, afin de mieux répondre à vos besoins, selon mon niveau d'implication :
Gestion complète
Gestion partielle – coordination de production
Gestion terrain – régie de scène
Vous organisez 1 ou quelques événements par année ?
Vous n’avez pas envie d’embaucher une ressource à temps plein pour combler ce besoin. Laissez-moi deviner: vous confiez la tâche à l’interne — souvent à la personne aux communications ou à l’adjointe exécutive.
Mais attention, ces personnes ont-elles...
L’expertise pour réaliser ces tâches ?
Le temps, en plus de leurs responsabilités habituelles ?
Réellement envie de camper ce rôle?
C’est là que j’entre en scène…
Plus concrètement :
Rencontres régulières avec vous et votre équipe
Définition des objectifs
Conceptualisation / idéation / structure de l’événement
Recherche de lieux
Recherche et coordination des fournisseurs (animateur, conférencier, décorateur, traiteur, technique, divertissement, etc.)
Production de documents (budget, échéancier, déroulement, horaire de production, scénario technique, textes d'animation, etc.)
Volet communications - accompagnement ou prise en charge (activation de commandite, production vidéo, sondage post-événement, communications aux participants, etc.)
Montage
Tests techniques
Répétitions avec les intervenants
Coordination plancher et/ou régie de scène
Arrimage avec l’équipe des banquets
Gestion de tous les fournisseurs
Démontage
Rencontre client post-mortem
Gestion administrative de tous les fournisseurs
Évaluation ROI
Analyse des résultats de sondage
Recommandations
Vous avez déjà une équipe en place pour gérer votre événement, mais la charge de travail déborde ? Je viens en renfort.
Je m’occupe de la coordination de production, c’est-à-dire tout ce qui touche principalement les aspects techniques, scéniques et artistiques, dans la salle principale où se déroule l’événement.
Vous gardez la gestion générale et je vous libère d’un bloc important, souvent complexe. Plus concrètement :
Rencontres de suivis avec vous et votre équipe
Coordination de certains fournisseurs
Production/rédaction de documents (horaire de production, scénario technique, fiches techniques, etc.)
Volet communications - accompagnement ou prise en charge (production vidéo, production des contenus diffusés, etc.)
Montage
Tests techniques
Répétitions avec les intervenants
Régie de scène
Arrimage avec l’équipe des banquets
Gestion de certains fournisseurs
Démontage
Gestion administrative de certains fournisseurs
Rencontre client post-mortem
Recommandations
Votre événement est bien pris en main à l’interne.
Mais pour le jour J, vous souhaitez déléguer la gestion sur le terrain pour vous libérer l’esprit, vous concentrer sur d’autres priorités… ou simplement profiter pleinement de l’événement.
C’est exactement le rôle d’une personne à la régie de scène : je m’occupe d’assurer le bon déroulement de l’action autour de la scène, en toute fluidité.
Plus concrètement :
Tests techniques
Répétitions avec les intervenants
Régie de scène
Arrimage avec l’équipe des banquets
Recommandations
